１５０周年記念事業決算報告について、以下のお問い合わせをいただいておりましたので回答いたします。
Q 質問失礼致します。トータルでは予算内に収まっているものの、見積もりよりオーバーしている各会計の理由を具体的な理由、エビデンス合わせてご教示をお願い致します。特に記念音楽祭関連において約30万円以上も差額があるため、見積もり時点の根拠も含めご提示願います。宜しくお願い致します。
１５０周年記念事業へのご理解とご協力、ありがとうございました。
ご質問への回答がマチコミ配信のPTAニュースに掲載されなかった点についてお詫び申し上げます。
見積りよりオーバーしている各会計の具体的な理由についてご説明いたします。
１ 支出の部５ タイムカプセル郵便の送料
タイムカプセル郵便の資料を取り寄せた２０２３年2月（予算を組んだ段階）では、子どもたちの手紙を日本郵趣協会へ送付する費用が正確に予測できなかったため、予算額に対し執行済額が48,544円オーバーしました。この送料ついては１５０周年記念事業会計簿綴り伝票番号１０２〜１０５をご覧ください。
２ 支出の部７ 記念展
記念展示にあたり、２月から９月の間、展示内容について学校側に随時確認しながら進めました。三役に詳細を確認する際、大量の画像を提示する必要があり、コピーを多用したため、予算額に対し執行済額が360円オーバーしました。このコピーの金額については１５０周年記念事業会計簿綴り伝票番号５５〜６６をご覧ください。
追記 １５０周年記念事業で使用するコピーについては、可能な限りPTA会議室のコピー機を使用し、使用料を抑えていましたが、画像の精度が求められる場合、また作業時間の利便性などを考慮し、家庭用プリンターのインクを購入して印刷する・コンビニのマルチコピー機を使用せざるを得ない場合があったことをお伝えいたします。（仕事や家事の合間に実行委員会業務を行うため、いつでも学校のPTA会議室でコピーができない事情を御理解願います。）
詳細は１５０周年記念事業会計簿綴りをご覧ください。
３ 支出の部８ 記念誌
１５０周年記念誌制作にあたっては、その内容について２月から９月の間、学校だけでなく、郷土資料館や郷土史家（副町長）その他多数の御協力いただきながら、詳細を検討して進めました。
その結果、計画時に予定していたページ数に内容を収めようとした所、あまりにも字が小さく、非常に見づらい紙面になってしまいました。
この問題の対応策として、記念誌発行の目的に鑑み、児童をはじめとして記念誌を手に取る方々にとっての読みやすさ、手に取りやすさを最大限に考慮し、実行委員での検討を重ねた末にページ数を少し増やすことを最終決断いたしました。このため、予算額に対し執行済額が11,407円オーバーしました。記念誌の印刷費については、１５０周年記念事業会計簿綴り伝票番号６４をご覧ください。
４ 支出の部９ 記念音楽祭
決算報告における記念音楽祭の予算額は990,604円と記載されておりますが、実際の記念音楽祭全体の予算額は1,235,000円であり（１５０周年記念事業予算案はこちらー支出の部９を参照）執行済額1,321,737円と比較すると、差額は30万円以上ではなく、118,498円であるとの認識を前提とした上でご説明いたします。
２０２３年６月PTA総会でお知らせした、パル音楽産業の見積額と実際の請求額の差が発生した主な理由は以下です。
- 学校と協議した結果、（児童に本番と同じ形で練習およびリハーサルをしてもらうため）舞台下平台ステージをレンタルし、これを設置する期間を長くとった
- 当初、２０２３年2月時点では屋外実施を想定していたが、学校との協議を重ねた結果、屋内での実施に変更した。これに伴い、小学校関係者以外の多数の入場者に児童の演奏を鑑賞していただくことを目的として、音楽室と音楽ホールにサテライトステージを組むことになった。
- 例年の音楽発表会ではなく、１５０周年記念という特別な音楽祭であるという意識を学校全体で共有するため、学校との協議の結果ステージ照明を取りいれることを決定した。
（屋外実施を計画していた当初は、屋外で多くの方々に鑑賞してもらうことで児童に１５０周年記念を意識してもらいたい、という目論見があった。しかし屋内実施に変更したことで、例年と同様の音楽発表会になることが懸念された。このためステージ照明を採用した）
当初見積に上記３点が加算されたものの、（実行委員と教職員の先生方の御協力により）20万円以上の値引きが可能となり最終金額になったことをお知らせします。
２０２３年６月PTA総会で提示したパル音楽産業の見積りは以下をご覧ください。
https://drive.google.com/file/d/1BwYla4Ev8NLjA-Y0talav5iKKS_TxepY/view?usp=sharing
２０２３年１０月時点での実際のパル音楽産業の納品金額はこちらです。
https://drive.google.com/file/d/1smj0-qlPFYJF-pjgBWRb77CKMKyJUNmh/view?usp=sharing
＊記念音楽祭 音響設備費 執行済み額1,059,102円詳細については１５０周年記念事業会計簿綴り伝票番号１２、２３、２４をご確認ください。
１５０周年記念事業決算報告はこちら
https://drive.google.com/file/d/15_77_rNta5H-7dv73hmxeOESz9EyGuUc/view?usp=sharing
なお、決算報告の表記がわかりづらかった点はお詫び申し上げます。
１５０周年記念事業会計簿綴りは大磯小学校PTA会議室に保管されております。随時確認頂けますので、御希望される際はPTA本部にお問い合わせください。
